Op je day-to-day business focussen zonder de toekomst uit het oog te verliezen? Denk en werk in twee snelheden.

maart 2, 2018
6 min read
Alsof de continuïteit van je lopende bedrijfsvoering niet voldoende tijd vraagt, evolueren de technologische mogelijkheden om de haverklap. Het is dus maar de vraag of je manier van werken over twee jaar nog niet achterhaald is. Bij onze klanten, maar ook in onze eigen structuur merken we dat de combinatie van beide bewegingen geen evidente oefening is.

 

Hoe combineer je innovatie én de lopende business van je bedrijf? Welke innovatieve technologieën passen bij jouw organisatie? Wat betekenen factoren als communicatie, duidelijkheid en betrokkenheid in dit proces? Voor de antwoorden op deze vragen gaan we te rade bij Katrien Reyniers, salesmanager innovation & strategy en Heidi Meyermans, projectmanager (PM) in het project management office (PMO) van Contribute Group.

 

Meteen met de deur in huis. Hoe bescherm je de toekomst van je bedrijf zonder je huidige inkomsten te fnuiken?

Katrien: “Beschouw het als twee verschillende reeksen van processen die naast elkaar kunnen bestaan, enerzijds gefocust op je huidige revenue, anderzijds op de toekomst. Het bedrijf dat beide flows incorporeert noemen een two-speed organization. Het is dus belangrijk dat de day-to-day business wordt behartigd en continuïteit mogelijk is voor de processen waarvan je op dit moment de vruchten plukt. Daarnaast hebben bedrijven er alle baat bij om verder te kijken dan morgen en voeling te krijgen met relevante nieuwigheden en innovatie. Zeker in tijden van technologische omwenteling waar elke volgende innovatie je hele sector kan omgooien.

Het is een hele uitdaging, vooral op het innovatieve vlak ondervinden bedrijven heel wat moeilijkheden om die processen op te zetten en na te leven. Bedrijven houden vast aan het gekende terrein en vergeten nieuwe paden te verkennen. Maar let op, dit is geen pleidooi om in het wilde weg te experimenteren. Waar het wel om gaat, is de initiatie van een proces dat je toelaat om de functionele meerwaarde van nieuwe technologische mogelijkheden zo snel mogelijk te herkennen. En van daaruit je positie op de markt te beschermen en te versterken.”

 

Hoe organiseer je die twee snelheden in je organisatie?

Katrien: “Als we dat op onze eigen organisatie reflecteren, verdelen we onze focus over de lopende projecten en bestaande klantenrelaties en het onderzoek naar nieuwe technologische oplossingen. Om in te spelen op beide hebben we een PMO opgezet. Een structuur waarin we onze projectmanagementervaring bundelen en die de aanpak en opvolging van al deze processen en projecten, intern en extern, stroomlijnt om zo de kwaliteit van onze opgeleverde oplossingen en groei van de organisatie te waarborgen.”

 

Heidi: “In het licht van onze structuur met deel- en clusterbedrijven is een PMO echt een meerwaarde. We zijn een orgaan dat ondersteuning, advies en expertise biedt in projecten en gaan zowel reactief als proactief aan de slag. We hebben de kennis en ervaring, weten welke stappen een project doorloopt en kennen de valkuilen.

Een project houdt tegenwoordig ook veel meer in dan een offerte, budgettering en een oplevering aan het einde. Duidelijkheid, transparantie en communicatie zijn tijdens het project vaak onderschatte factoren. Betrokkenheid is key, we willen inzicht in onze klanten en schenken hen op onze beurt ook inzicht in hoe wij werken.

Als je naast een kwalitatief resultaat ook een sterke samenwerking hebt, ben je waarschijnlijk ook eerste keuze bij een volgend project. Je bouwt aan een vertrouwensband, vandaar dat we veel nadruk leggen op het communicatieve en niet enkel bezig zijn met documentatie. Ook als er iets misloopt of je kampt met onverwachte omstandigheden moet je hier helder en open over spreken. Als je klant nauw wordt betrokken doorheen het project, komen zulke zaken minder als verassingen.

Een goede PM heeft ook een beetje kaas gegeten van changemanagement, een succesvol project moet een beoogde verandering teweegbrengen. Een goede toepassing die ongebruikt blijft, kan je toch onmogelijk een geslaagd project noemen. De factuur is dan wel betaald maar hebben we de initiële nood vervuld? Komt dat bedrijf nog terug? Waarschijnlijk niet, dus naast een kwalitatieve oplevering helpen we mee aan de stappen om onze oplossing te incorporeren.”

 

Katrien: “Vanaf je aan een project begint, ben je één team. Je wint samen, je verliest samen. Draagvlak is dus cruciaal en dat is verweven met je voorbereiding en communicatie doorheen het traject dat je samen moet bewandelen. Zorg voor betrokkenheid bij de juiste mensen. Toets geregeld de stand van zaken met de noden van je klant, beantwoord vragen en informeer naar issues, die transparantie zorgt voor het nodige vertrouwen. Aan de ene kant bouw je een oplossing en daarnaast moet je ook het verhaal vormgeven, aantonen welke voordelen uit een oplossing voortkomen.”

 

Hoe kunnen bedrijven zich meer openstellen voor innovatie?

Katrien: “Een eerste stap naar het incorporeren van dat innovatieve traject is de vertaalslag maken van idee naar project én hierin prioriteiten stellen. Bepalen wat je precies gaat doen en wat niet, met toegevoegde waarde als doorslaggevende factor. We merken bij klanten dat er ideeën genoeg zijn. De vraag is: hoe selecteer je? Hoe bied je een platform voor ideeën waarin beslissingsnemers betrokken zijn? De formalisatie van dit proces zorgt ervoor dat de realisatie van deze ideeën ook vlotter van start gaat. Je maakt onderbouwde keuzes, doet aan kwaliteitsbewaking en je denkt toekomstgericht.

Vandaar dat PMO een essentiële rol speelt in een two-speed organization. Het geeft je de ruimte om processen rond je dagdagelijkse business en je innovatietrajecten te formaliseren en vlotter op te volgen, je maakt inzichtelijk wie waar mee bezig is, of er ruimte is voor bijkomende initiatieven en statusupdates verzamel je heel wat efficiënter. De verzameling en stroomlijning van al deze informatie creëert het momentum om innovatieve stappen te zetten.”

 

En wat met de ideeën die je verzamelt?

Katrien: “Je moet achterhalen wat echt relevant is voor een bepaalde organisatie. Aan de hand van kennissessies trachten we verder te gaan dan de wauw-factor. We merken geregeld dat de kennis niet verder reikt dan de internetsearch en dat er bij functionele meerwaarde nog niet is stilgestaan. In functie hiervan vertalen we concepten naar prototypes wat alles heel wat tastbaarder maakt.”

 

Heidi: “Onze brede technologische expertise laat ons toe een klant te counteren. Soms hebben bedrijven ideeën of een voorkeur voor bepaalde technologieën. Als na een oefening blijkt dat er voor hen weinig meerwaarde schuilt in dat soort oplossingen, moet je daar ook open over zijn. Als technologiepartner speel je hier een grote rol in, we nemen de tijd om de juiste vragen te stellen en vaak kom je elders uit dan initieel gedacht.”

 

Katrien: “Met die sensibilisering leggen we de basis van het vertrouwen en het draagvlak om effectief innovatieve projecten op te starten. We tonen dat we willen begrijpen, willen ontdekken en een kwalitatief resultaat willen afleveren. Mogelijk in eerste instantie met een proof of concept (PoC) of een prototype om in volgende fasen een oplossing op grotere schaal uit te rollen. Die tussenstap verlaagt de drempel om in te stappen.”

 

Heidi: “Er zijn klanten die genoegen nemen met offerte, implementatie en oplevering maar wij willen meer bieden. Een klant zoveel mogelijk betrekken in een project, om sneller op veranderingen in te spelen, functionaliteiten te challengen, budget na te trekken, kortom om een optimaal resultaat neer te zetten. De uniformiteit in werkwijze die we vanuit onze PMO uitzetten, biedt een houvast voor onze klanten en voor onszelf.”

 

Katrien: “We hebben de keuze: een organisatie bijstaan in zijn huidige business, hier en daar wat optimalisaties doen. Of je echt meedenken, uitkijken naar toekomstige problemen, awareness bieden wat technologische nieuwigheden betreft. Wij doen beide, we bieden een kader dat je helpt de volgende technologische boot niet te missen en helpen mee je dagdagelijkse activiteit up-and-running te houden.

Vanaf dag één beschouwen we onze klanten als partners. Co-creatief, iteratief en flexibel werken om binnen een uitdagende tijdspanne waardevolle producten op te leveren. Om dit waar te maken is het cruciaal dat we kunnen terugvallen op methoden en routines waarvan we weten dat ze resultaten opleveren. Vandaar een PMO om in twee snelheden te kunnen denken en werken.”

 

Ben je benieuwd naar de innovatieve mogelijkheden van jouw organisatie?


Geef een seintje. Of neem een kijkje op sameninnoveren.be

en ontdek hoe jouw innovatietraject eruit kan zien.